Стратегическая результативная сессия – специальный формат управленческой деятельности топ-менеджмента «вне офиса».
Стратегическая результативная сессия:
- Организуется в формате практической работы на выезде, который нужен топ-команде для погружения в обсуждение ключевых задач бизнеса в отрыве от операционной «повседневной текучки» в офисе.
- Посвящается анализу существующей ситуации в бизнесе, определению операционных и стратегических целей, выбору позиционирования компании на конкурентных рынках и стратегии развития и другим важным темам
- Направлена на выбор и принятие управленческих решений, обеспечивающих выживание и рост бизнеса в будущем.
В операционной текучке у топ-менеджеров нет времени посмотреть на свой бизнес «со стороны», сформулировать вопросы, найти на них ответы и согласовать конкретные управленческие решения.
Цели и задачи результативной стратсессии
Организация проведения мероприятия начинается с определения целей и задач, которые планируется решить его в рамках.
Цели и задачи при проведении формулируются в двух областях.
- Содержание стратегической сессии
- Улучшение взаимодействия топ-менеджмента
Содержание
- Определение целей/дерева целей и первоочередных задач компании на год.
- Определение Видения и целей.
- Формулирование идеологии (Миссия, Видение и ценности)
- Проведение экспресс-анализа деятельности.
- Проведение стратегического анализа деятельности.
- Разработка позиционирования.
- Разработка стратегии.
Улучшение взаимодействия топ-менеджмента
- Сформировать согласованное понимание целей, стратегии и ценностей компании
- Повысить личную и командную ответственность за реализацию принятых решений.
- Повысить осознание роли топ-менеджера в компании.
- Формулирование новых смыслов, лежащих в основе деятельности организации.
- Описание текущей ситуации, выделение актуальных проблем в компании и выбор новых управленческих решений
- Создание приверженности участников принятым управленческим решениям.
- Формулирование перечня первоочередных действий.
- Подготовка группы руководителей к переходу в управлении компанией от Взаимодействия к Взаимосодействию.
- Внедрение принципов управления на основе командного подхода
Важно
- Длительность одной стратегической сессии может быть от 1 до 3-х дней.
- В зависимости от масштаба сформулированных содержательных целей/задач определяется необходимое количество мероприятий и их продолжительность.
- Могут быть как индивидуальные, так и командные мероприятия.
Формат направлен на следующие результаты:
- Согласованное принятие управленческих решений по обсуждаемым темам (например, по целям организации, по стратегии развития, по конкурентным преимуществам, по выбору целевых рынков и т.д.)
- Активную вовлеченность всех участников в обсуждение и выработку решений.
- Четкое формулирование принятых решений и показателей их реализации.
- Сильное позитивное эмоциональное отношение к результатам.
- Формирование умений и навыков командной работы.
- Изменение существующих взглядов на текущую ситуацию и возможные варианты развития бизнеса.
- Свежий взгляд на существующие проблемы и возможные решения.
- Обновленное восприятие того, что есть и что хотим получить.
- Переход от взаимодействия (групповой подход), к взаимосодействию (командный подход)
Главные итоги результативной стратегической сессии
- Осознанное понимание существующих проблем и возможных направлений для роста организации.
- Активное вовлечение участников в формулирование проблем, задач и управленческих решений
- Согласованные управленческие идеи.
- Личное положительное отношение к принятым идеям.
- Высокий уровень готовности к внедрению принятых решений.
Когда нужно проводить стратегическую сессию
Уже является признанным фактом, что внешняя среда, в которой работают и будут работать компании дальше крайне изменчива. Существуют разные аббревиатуры, которые описывают текущий образ внешней среды.
VUCA
- Изменчивая
- Неопределенная
- Сложная
- Неоднозначная
BANI
- Хрупкая
- Тревожная
- Нелинейная
- Непостижимая
Существуют и другие описания внешней среды. Однако вывод можно сделать один – она крайне изменчива и с высокой степенью неопределенности.
В связи с этим необходимость постоянной подстройки организации к возникающим изменениям становится весьма актуальной.
В нашем мире «постоянными становятся только изменения».
В связи с этим целесообразно проводить стратегические сессии 1-2 раза в год.
Однако существуют ситуации в компании, которые требуют срочного проведения стратегической сессии.
Примеры ситуаций в компании, когда необходимо проведение стратегической сессии:
- Результаты, которые получает компания на протяжении нескольких лет заметно отличаются от ожидаемых результатов. Возникает ощущение, что компания медленно катится «вниз».
- Собственники, руководители и топ-менеджеры ключевых функциональных подразделений по-разному видят дальнейшее развитие компании.
- На операционных совещаниях с огромным трудом удается принимать согласованные решения. Чаще всего принимается решение собственника, которое потом с большим трудом реализуется.
- Постоянные клиенты, которые работали с компанией длительное время начинают высказывать серьезное недовольство продуктами компании. Некоторые уже ушли к конкурентам.
- ТОП-менеджеры в компании работают уже давно и с большим трудом принимают даже мелкие изменения.
- Новые проекты долго обсуждаются и с огромным трудом реализуются. Многие проекты «застревают» на середине пути.
- Для синхронизации работы функциональных подразделений все чаще требуется операционное вмешательство генерального директора и/или собственника компании.
Если в компании есть хотя бы часть описанных ситуаций, то это означает, что пришло время провести стратегическую сессию.
Участники стратегической сессии: какова их роль в организации и проведении?
В зависимости от целей и задач формируется список участников.
Возможные варианты формирования списка участников.
Вариант 1. Стратегические решения.
К ним могут относиться задачи по формулированию Видения и стратегических целей организации, Миссии и ценностей, стратегии развития бизнеса, позиционирования компании и т.д.
Состав участников.
Собственники и высшие руководители организации уровня ТОП. Возможно включение
отдельных сотрудников уровня ТОП-1.
Ключевые критерии включения в состав участников.
- Значимо влияют на стратегический выбор целей и путей развития бизнеса.
- Самостоятельны в принятии ряда управленческих решений в области своей ответственности.
- Имеют право распоряжаться разными ресурсами организации. (например, материальными, финансовыми, информационными и тд).
- Обладают самостоятельностью в принятии решений относительно сотрудников, которые, которые им подчинены.
Вариант 2. Реализация стратегических решений.
Стратегические решения приняты и необходимо сформировать планы их реализации.
Состав участников. Собственники, руководители организации уровня ТОП, включая ТОП-1 и ТОП-2.
Ключевые критерии включения участников.
- Принимают активное участие во внедрении принятых решений на разных уровнях управления в организации.
- В силу своей позиции могут заметно влиять на качество реализации принятых решений.
- Численность сотрудников в подчинении от 3-х человек.
Вариант 3. Реализация стратегических решений, затрагивающих основы функционирования компании.
В качестве примера таких решений.
- Внедрение новой идеологии (Видение, Миссия, ценности)
- Внедрение новой стратегии роста.
- Внедрение новой бизнес-модели.
- Принципиальное изменение позиционирования бизнеса.
Состав участников.
Собственники, руководители организации уровня ТОП, включая ТОП-1 и ТОП-2, сотрудники компании.
Ключевые критерии включения участников.
- Обладают полномочиями при внедрении управленческих решений.
- Обладают среди коллектива компании высоким авторитетом и являются лидерами мнений.
Важно
- Подбор участников для каждой конкретной сессии проводится индивидуально в зависимости от ее задач и внутреннего устройства компании, включая ее корпоративную культуру.
- Количество участников в зависимости от варианта может изменяться от 7-8 человек до 100 и более человек.
- В случае, если количество участников превышает 25-30 человек необходимо обсуждать кандидатуры тех сотрудников, кто будет управлять обсуждениями в группах (численность групп от 8 человек).
- Результаты мероприятия критически зависят от подбора участников.
- В зависимости от выбранных задач для стратегической сессии может потребоваться серьезная информационная подготовка. В частности, обзоры рынка, опросы своих клиентов, опросы персонала и тд. Эти материалы готовятся заранее и представляются участникам сессии за несколько дней до ее проведения.
Примеры негативного влияния подбора и сценария проведения на итоговые результаты мероприятия.
- Тип 1. «Нас сюда прислали» — общий посыл большинства участников. (раскачать бывает очень трудно и редко получаются значимые результаты)
- Тип 2. «Сохранить статус-кво». Готовы обсуждать мелкие вопросы, которые не затрагивают основ компании. Порой возникают интересные операционные решения. Они редко внедряются, потому что даже их внедрение требует проведения изменений.
- Тип 3. «Тимбилдинг как стратегическая сессия». Основной формат включает различные активности, которые направлены на улучшение взаимодействия между участниками. Обсуждение бизнес-задач рассматривается как дополнение к тимбилдингу. В таких случаях наиболее сильно запоминаются активности. В таком формате трудно выходить на серьезные обсуждения бизнес-задач и принимать управленческие решения. Возможный вариант: проводить тимбилдинг и стратегическую сессию с некоторым перерывом.
Искать фасилитатора/бизнес-консультанта или проводить самим стратегическую сессию?
Основные моменты, которые учитывают при выборе.
Вариант 1. Проводит руководитель или один из высших топ-менеджеров.
Достоинство этого варианта.
- Ведущий хорошо знает всех участников и специфику бизнеса. Хорошо ориентируется в текущей ситуации и взглядах руководства на будущее бизнеса
Недостаток этого варианта.
- Стратегическая сессия превращается в рабочее совещание.
- Ведущий вместо фасилитации обсуждений продвигает свою точку зрения
Вариант 2. Приглашение бизнес-консультанта/фасилитатора.
Достоинство этого варианта.
- Активно использует вопросы для активизации работы участников и выявления новых идей.
- Не защищает свою точку зрения.
Недостаток этого варианта.
- Может возникнуть серьезное сопротивление со стороны участников из-за непривычного формата обсуждения
- Участники могут пробовать «прятаться» за мнение руководителей и предлагать те идеи, которые уже и так прорабатываются в организации.
Структура стратегической сессии
Стратегическая сессия включает в себя три блока.
- Введение
- Основная часть
- Подведение итогов
Блок-Введение
Знакомство участников и фасилитатора стратегической сессии. Короткое описание содержания стратсессии. Правила и технология проведения обсуждения и выработки управленческих решений.
Блок-Основная часть
В рамках согласованных тем стратегической сессии организуется работа малых групп. В них вырабатываются предварительные решения, которые потом обсуждаются всеми участниками стратегической сессии. Общие обсуждения принципиально важны для погружения всех участников в содержание стратсессии и формирования согласованных позиций по ключевым вопросам/темам.
Блок — Подведение итогов
- Формулирование основных итогов стратегической сессии.
- Обсуждение итоговых управленческих решений по результатам проведенных обсуждений.
- Обратная связь по итогам стратегической сессии.
Важно
Формат стратегической сессии серьезно отличается от тимбилдинга. У них разные цели и сценарии проведения. В некоторых ситуациях возможно их совмещение, когда часть времени выделяется на тимбилдинг, а другая часть на стратегическую сессию.
Тимбилдинг — формат работы, направленный на улучшение отношений внутри команды, развитие навыков коммуникации и укрепление навыков, связанных с взаимодействием при решении задач.
Результативная стратегическая сессия — формат активной групповой работы участников, направленный на:
- На определение проблем, выбор управленческих решений и формирование новых смыслов, стоящих за ними.
- Создание приверженности участников к принятым управленческим решениям для их реализации.
- Переход от Взаимодействия к Взаимосодействию в процессе управления бизнесом.
Подготовка к стратегической сессии
Подготовка к проведению стратегической сессии состоит из следующих шагов.
Шаг 1.
Принятие решения руководителя компании о проведении стратегической сессии.
Шаг 2.
Формирование списка участников стратегической сессии.
Шаг 3.
Выбор тем для стратегической сессии.
Шаг 4.
Определение задач и ожидаемых результатов стратегической сессии.
Шаг 5.
Решение о том, кто будет проводить стратсессию. Внешний эксперт или сотрудник компании.
Шаг 6.
Разработка сценария стратегической сессии и подготовка презентации.
Шаг 7.
Выбор места проведения стратегической сессии.
Шаг 8.
Подготовка необходимых материалов для участников стратсессии.
В случае, если принято решение пригласить внешнего эксперта/фасилитатора для проведения страт сессии, появятся дополнительные шаги.
Необходимые шаги при приглашении внешнего консультанта/фасилитатора
Шаг 1.
Формирование короткого ТЗ на стратегическую сессию и критериев выбора фасилитатора/бизнес-консультанта для ее проведения.
Шаг 2.
Определение способа поиска возможных кандидатов и рассылка запроса на проведение стратсесссии.
Шаг 3.
Выбор нескольких кандидатов и проведение с ними индивидуальных встреч.
Шаг 4.
Выбор консультанта для проведения стратсессии.
Шаг 5.
Обсуждение с выбранным консультантом содержания сессии, уточнение задач и ожидаемых результатов, списка участников и организационных моментов.
Шаг 6.
Проведение серии интервью с участниками сессии, если в этом есть необходимость.
Шаг 7.
Проведение стратегической сессии.
Организация стратегической сессии
Важные моменты, связанные с проведением стратегической сессии.
- Подготовка материалов, необходимых для проведения стратсессии
- Выбор места проведения
- Совмещение формата стратсессии с тимбилдингом
Подготовка материалов, необходимых для проведения стратсессии
Необходимость подготовки материалов определяется, в первую очередь, задачами и содержанием стратсессии.
Примеры стратсессий, к которым необходима подготовки материалов.
Стратсессия по определению стратегических целей (на 3-5 лет).
Необходимо подготовить материалы о текущем состоянии компании и окружающей внешней среде. Возможный прогноз изменений на рынках компании.
Стратсессия по позиционированию бизнеса.
Обязательно необходимы материалы по ситуации на рынке, основным конкурентам и конкурентным преимуществам, целевым сегментам и т.д..
Выбор места проведения
Рассматриваются разные варианты места проведения, которые можно объединить в два варианта.
Вариант 1. В офисе
Преимущества.
- Снижение затрат на проведение стратсессии
- Минимум организационных усилий
Недостаток
- Привычное помещение и окружение создают эффект длинного рабочего совещания.
- В перерывах стремление вернуться к рабочим задачам
Вариант 2. Вне офиса
Преимущества.
- Смена обстановки создает эффект переключения с обычного совещания на другой формат работы.
- Новое окружение помогает чувствовать себя свободнее и легче генерировать новые идеи
Недостатки
- Дополнительные финансовые издержки на аренду помещения и оборудования
- Временные затраты на поиск подходящего помещения
Дополнительно проводится согласование организационных моментов, в частности:
- Даты проведения стратегической сессии
- Наличие необходимых технических средств
- Общая площадь и форма зала
- Расстановка столов для участников
- Расписание с перерывами
- И т.д.
Основные ошибки при проведении стратегической сессии
Наиболее часто встречающиеся ошибки, которые происходят при подготовке к стратегической сессии.
- Размытые формулировки задач для стратегической сессии (обсудить, провести анализ, выбрать направления развития и т.д.)
- Стратегическая сессия воспринимается как выезд из офиса для смены обстановки (сменить картинку), а не перенос фокуса с операционных на стратегические задачи бизнеса
- Руководитель компании отсутствует на стратегической сессии или присутствует формально
- Выбранное помещение не соответствует формату стратегической сессии (недостаточно места для работы малых групп и демонстрации наработанных материалов)
- Место и время проведения – офис компании в рабочие дни. Руководителям трудно оторваться от решения текущих задач
Как провести стратегическую сессию с максимальной пользой?
| Контрольные пункты для подготовки стратегической сессии | На что обращать внимание |
| Цели и задачи проведения стратегической сессии | Четкие или размытые формулировки. Необходимо добиваться максимальной четкости целей и задач. |
| Состав участников | Количество и состав участников необходимо подбирать таким образом, чтобы цели и задачи стратсессии были достигнуты. Примечание. Чем больше участников, тем больше вероятность превращения сессии в информационное мероприятие. |
| Место проведения | Офис или выезд |
| Помещение для проведения стратегической сессии | — Размер помещения позволяет малым группам не мешать в своих обсуждениях мешать друг другу — Достаточное количество флип-чартов и фломастеров — Обязательно есть вода на столах — Наличие технических средств (компьютер, экран, микрофон, проектор, презентатор |
| Расписание стратегической сессии | — Длительность сессии — Начало и ориентировочное завершение — Кофе-брейки и время обеда |
| Подготовка материалов (если необходимо) | — Подготовка материалов по согласованию с ведущим сессии. — Отправка материалов участникам за 2 дня до начала сессии |
| Даты проведения | Согласование с участниками |
После стратегической сессии
Важные шаги после завершения стратсессии.
- В завершение стратсессии участники определяют первоочередные действия по итогам сессии
- Необходимо собрать все наработанные материалы на листах флип-чарта и сформировать единый документ Word.
- Разослать этот документ всем участниками и ведущему стратсессии.
- Через 1-2 дня руководителю компании желательно провести встречу с ведущим сессии для подведения ее итогов.
- Через 2 недели важно провести еще одну встречу для обсуждения предпринятых шагов по итогам сессии и наблюдаемым изменениям в компании (что стали делать по-новому, что изменилось , что осталось неизменным и т.д.)
Заключение
- Стратегическая сессия – продолжение управленческой деятельности топ-менеджеров компании, построенная в определенном формате их взаимодействия и направленная на выработку решений по значимым вопросам стратегического развития компании.
- Главные результаты стратегической сессии.
a) Новые идеи и смыслы относительно деятельности компании, появившиеся у участников сессии в процессе обсуждения выбранных тем
b) Формирование личностного отношения к сделанным выводам и принятым решениям по заявленным задачам сессии
c) Принятые управленческие решения или подготовленные проекты решений по обсуждаемым темам/вопросам - «Театр начинается с вешалки» — говорил великий К. С. Станиславский. Стратегическая сессия начинается с формулирования четких целей и задач, и завершается обратной связью участников и подведением итогов через некоторое время после завершения стратсессии.
- Каждая стратегическая сессия — отдельный проект с уникальным результатом для участников.
автор
Александр Тимошин — Team-партнёр
Готовлю ТОП-команды для управления ростом бизнеса. Стратсессии
e-mail: restart@teammotion.ru
Оглавление
