В своей текущей деятельности топ-менеджеры периодически сталкиваются с ситуацией, когда «операционная текучка» настолько заполняет их рабочий график, что подумать о долгосрочных задачах некогда.
В такой ситуации используется формат – «стратегическая сессия». Она проводится в отрыве от текущей деятельности. Длительность стратегической сессии, в зависимости от ее целей и задач, составляет от 1-го до 3-х дней.
Стратегические сессии редко проводятся в офисе. Гораздо чаще они проводятся вне офиса, чтобы топ-менеджеры могли полноценно погрузиться в тематику стратсессии.
Одно из обязательных условий успешной стратсессии – подготовленный сценарий.
Сценарий стратегической сессии
Стратегическую сессию можно представить как процесс.
Основные элементы этого процесса:
- Вход стратегической сессии
- Содержание и последовательность действий.
- Выход стратегической сессии.
Вход стратегической сессии:
- Участники со своими представлениями на обсуждаемые вопросы
- Цели и задачи стратегической сессии
- Требования к месту проведения
Содержание и последовательность действий:
- Основные блоки стратсессии (темы, которые будут обсуждаться)
- Формат работы на стратегической сессии
- Тайминг стратегической сессии
Выход стратегической сессии:
- Принятые участниками управленческие решения по обсуждаемым вопросам
- Согласованное представление большинства участников по ситуации в компании и будущим действиям
- Сформированное ощущение, что они «в одной лодке»
Сценарий необходим для того, чтобы участники «не растекались мыслями по древу», а были сосредоточены на обсуждении конкретных согласованных задачах. Сформированная последовательность основных тем позволит эффективно использовать выделенное для проведения страт сессии время и «выйти» на желаемые результаты.
Виды стратегических сессий
Устоявшейся классификации видов стратегической сессии на рынке пока нет. В целом можно рассматривать следующие варианты.
- Стратегическая сессия как проект.
- Стратегическая сессия как разовое мероприятие
- Стратегическая сессия как мозговой штурм.
Важно
Стратегическая сессия является определенным форматом совместной работы участников (как правило, топ-менеджмента компании). Сам формат работы более-менее на рынке устоялся.
Основные отличия возникают:
- Цели и задачи
- Основные темы
- Количество и состав участников
- Длительность
Стратегическая сессия как проект
Включает в себя несколько отдельных стратегических сессий, увязанных между собой единой логикой.
Как правило, такой подход используется при:
- разработке бизнес-стратегии
- при разработке позиционирования компании
- формировании новой бизнес-модели
Главный критерий для выбора такого формата.
- Требуется серьезная аналитическая работа до и во время реализации проекта
- Желаемые цели невозможно достигнуть в рамках одной стратегической цели.
Стратегическая сессия как разовое мероприятие
Для достижения выбранных целей достаточно 1-го или 2-х дней. Для подготовки к сессии необходим минимум материалов.
Стратегическая сессия как мозговой штурм
Проводится в тех ситуациях, когда нужны новые идеи относительно роста бизнеса, однако топ-руководители не готовы к принятию управленческих решений на самой стратсессии.
Формулирование целей и задач стратегической сессии
Стратегическая сессия потому и называется «стратегическая», что она посвящается поиску, обсуждению и выбору стратегических управленческих решений.
Важный вопрос
Какие темы и вопросы относить к стратегическим вопросам для конкретной компании?
Я думаю, что для каждой компании ответ на этот вопрос будет своим. Например, для компании, которая только-только начала свой путь стратегический период может быть на уровне года.
Для компаний история которой уже 5 лет и более, стратегическим будет период в два-три года.
Как правило, к стратегическим темам/вопросам относят следующие темы:
- Целеполагание
- Разработка стратегии
- Позиционирование
- Разработка/уточнение бизнес-модели
- Миссия и ценности
- Видение и стратегические цели
- Стратегия маркетинга
- Разработка бренда компании
- Разработка HR-бренда компании
- Корпоративная культура компании
- Стратегический анализ компании
Формулирование целей и задач на планируемую стратегическую сессию начинается с обсуждения внутри руководителей компании проблем, которые носят значимый характер для компании.
Значимый характер проблемы определяется следующими критериями
- Количество ресурсов и времени, которые нужно потратить, чтобы реализовать необходимые решения.
- Степень серьезности существующей ситуации/проблемы для долгосрочного развития компании
- Наличием противоположных точек зрения на возможные решения этих проблем
Процесс формулирования целей и задач может включать два этапа
Этап 1. Обсуждение целей и задач на планируемую стратегическую сессию в руководстве компании.
Этап 2. Дополнительное обсуждение выбранных целей и задач с бизнес-консультантом, выбранным для проведения стратсессии.
Важно
Выбранные цели и задачи определяют:
- Содержание
- Сценарий проведения
- Состав и количество участников
- Место и размер помещения
- Необходимые дополнительные материалы к стартсессии
Необходимо четко отличать формулировки целей от задач:
- Цели – то, что хотим получить по итогам сессии как Результат.
- Задачи – то, что будет делать в процессе подготовки и проведении стратсессии.
Примеры целей и задач, рассматриваемые в рамках стратегической сессии
Важно. Выбор целей и задач для проведения стратегической сессии всегда является зоной ответственности первых руководителей компании.
Одна из основных проблем при подготовке и проведении стратсессий. Размытые формулировки целей для планируемой стратсессии часто приводят к неудовлетворенности участников полученными результатами и мало пользы для стратегического роста компании.
Примеры содержательных целей и задач, которые встречались на практике:
- Определить цели на следующий год
- Провести стратегический анализ организации
- Сформулировать Миссию организации
- Сформулировать Видение организации
- Провести экспресс-анализ внутренней среды организации
- Разработать позиционирование компании
Примеры формулировок задач, связанных с поведением участников во время и после стратсессии:
- Вовлечь всех участников в обсуждение и выработку решений
- Сформировать позитивное эмоциональное отношение к результатам стратегической сессии
- Изменить существующие взгляды на текущую ситуацию, возможные варианты развития бизнеса и взаимодействие участников в процессе работы
- Выработать новое восприятие своей организации: какая есть сейчас и какой хотим сделать
Главные итоги результативной стратегической сессии:
- Осознанное понимание существующих проблем и возможных направлений для роста компании
- Активное вовлечение участников в формулирование проблем, задач и управленческих решений
- Согласованные управленческие решения
- Личное положительное отношение к принятым решениям
- Высокий уровень готовности к внедрению
Этапы создания сценария /маршрута стратегической сессии
Любую стратегическую сессию с момента замысла и до ее завершения можно рассматривать как проект или единичный бизнес-процесс. Иногда процесс подготовки и проведения стратегической сессии называют «маршрут стратегической сессии».
Независимо от выбранного названия суть остается одна. Последовательность этапов/шагов при подготовке стратсессии, которые повысят качество ее проведения и позволят получить желаемые результаты.
Основные этапы проекта/единичного процесса «стратегическая сессия»
- Формулирование целей и задач для планируемой стратегической сессии.
- Подготовка технического задания для подбора фасилитатора/бизнес-консультанта
- Выбор ведущего стратегической сессии.
- Встреча/серия встреч с руководителями и ГД организации для уточнения целей/задач и содержания стратсессии.
- Подготовка программы/сценария запланированной стратсессии.
- Уточнение объема предварительной подготовки материалов для проведения стратегической сессии.
- Утверждение дат проведения и списка участников. Выбор места проведения.
- Согласование с ведущим стартсессии размеров помещения, расстановки мебели и необходимость наличия оборудования (компьютер, проектор, флип-чарты и тд)
- Проведение стратсессии
- Подведение итогов с ГД итогов стратсессии.
- При необходимости согласование встречис ГД после завершения стратсессии для обсуждения процесса внедрения принятых управленческих решений.
Основные модули стратсессии
Укрупненно можно выделить несколько модулей:
- Организационный модуль (включает в себя всю работу по подготовке стратсессии.
- Проведение стратсессии по согласованному сценарию
- Подведение итогов стратсессии.
- Сопровождение бизнес-консультантомпроцесса внедрения принятых решений (при необходимости)
Инструменты стратегической сессии
В число основных инструментов, которые используются при проведении стратсессий можно включить:
- Подготовленные заранее материалы и кейсы для разбора участниками сессии
- Организация групповых обсуждений в малых группах разных тем и вопросов по ходу сессии.
- Разбор отдельных кейсов.
- Мозговые штурмы для выработки новых идей.
Определение тайминга стратсессии
Тайминг стратсессии – сценарий стратегической сессии с указанием времени для различных блоков стратсессии, включая кофе-брейки, обед и начало завершение основных блоков и сессии в целом. Заранее определенный тайминг позволяет понять насколько реально проработать все выбранные темы и выйти на обсуждение и выбор управленческих решений.
На определение тайминга влияет несколько факторов:
- Количество участников
- Уровень подготовки участников (соответствие обсуждаемым темам)
- Цели стратсессии
- Опыт участия в стратсессиях раньше.
- Степень расхождения во взглядах участников по обсуждаемым темам
- Глубина проработки заявленных тем для принятия управленческих решений
Возможные проблемы, которые проявляются, если тайминга не было или он был составлен формально:
- Недовольство участников проведением и итогами стратсессии. Например, из-за большого количества тем каждой из них уделялось минимальное время и поэтому были поверхностные обсуждения, которые носили формальный характер.
- Часть тем не успели рассмотреть.
- Не все участники смогли высказать свое мнение по обсуждаемым вопросам.
- Главная проблема: общее ощущение, что деньги и время были потрачены напрасно.
Формирование конечного сценария
Конечный /финальный сценарий проведения стратсессии обязательно должен включать в себя следующие блоки.
- Цели и задачи стратсессии.
- Сценарий проведения стратсессии с таймингом.
- Набор дополнительных материалов (при необходимости)
- Состав участников.
Важно
Качество подготовки к проведению стратсессии во многом определяет качество ее проведения и достижение желаемых результатов.
автор
Александр Тимошин — Team-партнёр
Готовлю ТОП-команды для управления ростом бизнеса. Стратсессии
e-mail: restart@teammotion.ru
Оглавление
