Как провести стратегическую сессию

Текущая деятельность руководителей организации  высокого уровня хорошо иллюстрируется матрицей тайм-менеджмента.

Как правило, топ-менеджеры занимаются делами, которые относятся к первой клетке матрицы тайм-менеджмента «срочно и важно». На дела из другой клетки, «важно и не срочно»,  времени практически не остается. Опыт работы с топ-командами разных компаний показывает, что значительная часть «горящих задач» появляется из-за того, что не уделяется достаточное количество времени обсуждению и решениям стратегических задач.

Стратегическая результативная сессия:

• Формат практической работы топ-менеджмента, который используется для обсуждения стратегических задач и выбора соответствующих управленческих решений.
• Является продолжением работы топ-менеджмента вне офиса над ключевыми задачами бизнеса в отрыве от «операционной текучки» (выход из клетки «срочно и важно»)

Важно

• Стратегическая результативная сессия – специальный формат управленческой деятельности топ-менеджмента «вне офиса»

Структура стратегической сессии

Стратегическая сессия включает в себя три блока.

• Введение.
• Основная часть.
• Подведение итогов.

Блок-Введение.

Знакомство участников и фасилитатора стратегической сессии. Короткое описание содержания стратсессии. Правила и технология проведения обсуждения и выработки управленческих решений.

Блок-Основная часть.

В рамках согласованных тем стратегической сессии организуется работа малых групп. В них вырабатываются предварительные решения, которые потом обсуждаются всеми участниками стратегической сессии. Общие обсуждения принципиально важны для погружения всех участников в содержание стратсессии и формирования согласованных позиций по ключевым вопросам/темам.

 Блок — Подведение итогов.

• Формулирование основных итогов стратегической сессии.
• Обсуждение итоговых управленческих решений по результатам проведенных обсуждений.
• Обратная связь по итогам стратегической сессии.

Важно.
В последние годы наблюдается активное замещение стратегических сессий другим форматом групповой работы –«тимбилдинг».
Эти форматы принципиально отличаются друг от друга.

Тимбилдинг — формат работы, направленный на улучшение отношений и навыков коммуникации внутри команды.

Результативная стратегическая сессия — формат работы участников, направленный на:

• На выявление актуальных проблем и выбор управленческих решений.
• Создание приверженности участников к принятым управленческим решениям для их реализации

Когда нужно проводить стратегическую сессию

Уже является признанным фактом, что внешняя среда, в которой работают и будут работать компании дальше крайне изменчива. Существуют разные аббревиатуры, которые описывают текущий образ внешней среды.

VUCA

• Изменчивая
• Неопределенная
• Сложная
• Неоднозначная

BANI

• Хрупкая
• Тревожная
• Нелинейная
• Непостижимая

Существуют и другие описания внешней среды. Однако вывод можно сделать один – она крайне изменчива и с высокой степенью неопределенности.

В связи с этим необходимость постоянной подстройки организации к возникающим изменениям становится весьма актуальной.

В нашем мире «постоянными становятся только изменения».

В связи с этим целесообразно проводить стратегические сессии 1-2 раза в год.

Однако существуют ситуации в компании, которые требуют срочного проведения стратегической сессии.

Примеры ситуаций в компании, когда необходимо проведение стратегической сессии:

• Результаты, которые получает компания на протяжении нескольких лет заметно отличаются от ожидаемых результатов. Возникает ощущение, что компания медленно катится «вниз».
• Собственники, руководители и топ-менеджеры ключевых функциональных подразделений по-разному видят дальнейшее развитие компании.
• На операционных совещаниях с огромным трудом удается принимать согласованные решения. Чаще всего принимается решение собственника, которое потом с большим трудом реализуется.
• Постоянные клиенты, которые работали с компанией длительное время начинают высказывать серьезное недовольство продуктами компании. Некоторые уже ушли к конкурентам.
• ТОП-менеджеры в компании работают уже давно и с большим трудом принимают даже мелкие изменения.
• Новые проекты долго обсуждаются и с огромным трудом реализуются. Многие проекты «застревают» на середине пути.
• Для синхронизации работы функциональных подразделений все чаще требуется операционное вмешательство генерального директора и/или собственника компании.

Если в компании есть хотя бы часть описанных ситуаций, то это означает, что пришло время провести стратегическую сессию.

Подготовка к стратегической сессии

Подготовка к проведению стратегической сессии состоит из следующих шагов.

Шаг 1.
Принятие решения руководителя компании о проведении стратегической сессии.

Шаг 2.
Формирование списка участников стратегической сессии.

Шаг 3.
Выбор тем для стратегической сессии.

Шаг 4.
Определение задач и ожидаемых результатов стратегической сессии.

Шаг 5.
Решение о том, кто будет проводить стратсессию. Внешний эксперт или сотрудник компании.

Шаг 6.
Разработка сценария стратегической сессии и подготовка презентации.

Шаг 7.
Выбор места проведения стратегической сессии.

Шаг 8.
Подготовка необходимых материалов для участников стратсессии.

В случае, если принято решение пригласить внешнего эксперта/фасилитатора для проведения страт сессии, появятся дополнительные шаги.

Необходимые шаги при приглашении внешнего консультанта/фасилитатора.

Шаг 1.
Формирование короткого ТЗ на стратегическую сессию.

Шаг 2.
Определение способа поиска возможных кандидатов и рассылка запроса на проведение стратсесссии.

Шаг 3.
Выбор нескольких кандидатов и проведение с ними индивидуальных встреч.

Шаг 4.
Выбор консультанта для проведения стратсессии.

Шаг 5.
Обсуждение с выбранным консультантом содержания сессии, уточнение задач и ожидаемых результатов, списка участников и организационных моментов.

Шаг 6.
Проведение серии интервью с участниками сессии, если в этом есть необходимость.

Шаг 7.
Проведение стратегической сессии.

Кто участвует в стратегической сессии

Формирование списка и количества участников, в первую очередь, зависит от целей и содержания стратегической сессии.

На основании моего опыта могу выделить несколько укрупненных содержательных областей, в рамках которых проводились стратегические сессии.

Вариант 1. Выбор стратегического фундамента для роста бизнеса.

В первую очередь сюда относятся такие темы, как:

• Формулирование Миссии и ценностей
• Формулирование Видения и стратегических целей
• Выбор направления перепозиционирования
• Определение вектора стратегического развития
• Определение ключевого образа организации (например, клиентоцентричная или человекоцентричная организация)

Основной состав.
Собственники и высшие руководители организации уровня ТОП. Возможно включение отдельных сотрудников уровня ТОП-1.

Ключевые критерии включения в состав участников.

• Обладают серьезным влиянием в организации.
• Могут распоряжаться разными ресурсами компании. (например, материальными, финансовыми, информационными и тд).
• Обладают самостоятельностью в принятии решений относительно сотрудников, которые им подчинены.

Вариант 2.  Реализация стратегических решений.

Стратегические решения приняты и необходимо сформировать планы их реализации.
Состав участников. Собственники, руководители организации уровня ТОП, включая ТОП-1 и ТОП-2.

Ключевые критерии включения участников.

• Принимают активное участие во внедрении принятых решений на разных уровнях управления в организации.
• В силу своей позиции могут заметно влиять на качество реализации принятых решений.
• Численность сотрудников в подчинении от 3-х человек.

Вариант 3.  Проведение серьезных изменений в компании, связанных с реализацией принятых стратегических решений.

В качестве примера таких решений.

• Внедрение новой идеологии компании (Видение, Миссия, ценности)
• Внедрение новой стратегии роста.
• Внедрение новой бизнес-модели.
• Принципиальное изменение позиционирования компании.

Состав участников.
Собственники, руководители организации уровня ТОП, включая ТОП-1 и ТОП-2, сотрудники компании.

Ключевые критерии включения участников.

• Обладают полномочиями при внедрении управленческих решений.
• Обладают среди коллектива компании высоким авторитетом и являются лидерами мнений в компании.

Важно

• Подбор участников каждый раз проводится индивидуально под каждую стратсессию.
• Число участников может варьироваться от 7-8 человек до 100 человек.
• Если количество участников превышает 25 человек, то до проведения стратсессии необходимо определить тех, кто будет руководить обсуждениями в малых группах на протяжении всей стартсессии.
• Результаты стратегической результативной стратегической сессии серьезно зависят от подбора участников.
• В зависимости от выбранных задач для стратегической сессии может потребоваться серьезная информационная подготовка.  В частности, обзоры рынка, опросы своих клиентов, опросы персонала и тд. Эти материалы готовятся заранее и представляются участникам сессии за несколько дней до ее проведения.

Искать фасилитатора/бизнес-консультанта  или проводить самим стратегическую сессию?

Искать фасилитатора/бизнес-консультанта  или проводить самим стратегическую сессию?
Основные моменты, которые учитывают при выборе.

Вариант 1. Проводит руководитель или один из высших топ-менеджеров.

Достоинство этого варианта.

• Ведущий хорошо знает всех участников и специфику бизнеса. Хорошо ориентируется в текущей ситуации и взглядах руководства на будущее бизнеса

Недостаток этого варианта.

• Стратегическая сессия превращается в рабочее совещание.
• Ведущий вместо фасилитации обсуждений продвигает свою точку зрения

Вариант 2. Приглашение бизнес-консультанта/фасилитатора.

Достоинство этого варианта.

• Активно использует вопросы для активизации работы участников и выявления новых идей.
• Не защищает свою точку зрения.

Недостаток этого варианта.

• Может возникнуть серьезное сопротивление со стороны участников из-за непривычного формата  обсуждения
• Участники могут пробовать «прятаться» за мнение руководителей и предлагать те идеи, которые уже и так прорабатываются в организации.

Организация стратегической сессии

Важные моменты, связанные с проведением стратегической сессии.

• Подготовка материалов, необходимых для проведения стратсессии
• Выбор места проведения
• Совмещение формата стратсессии с тимбилдингом

Подготовка материалов, необходимых для проведения стратсессии.
Необходимость подготовки материалов определяется, в первую очередь, задачами и содержанием стратсессии.

Примеры стратсессий, к которым необходима подготовки материалов.

Стратсессия по определению стратегических целей (на 3-5 лет).
Необходимо подготовить материалы о текущем состоянии компании и окружающей внешней среде. Возможный прогноз изменений на рынках компании.

Стратсессия по позиционированию бизнеса.
Обязательно необходимы материалы по ситуации на рынке, основным конкурентам и конкурентным преимуществам, целевым сегментам и т.д..

Выбор места проведения

Рассматриваются разные варианты места проведения, которые можно объединить в два варианта.

Вариант 1. В офисе.

Преимущества.

• Снижение затрат на проведение стратсессии
• Минимум организационных усилий
• Недостаток.
• Привычное помещение и окружение создают эффект длинного рабочего совещания.
• В перерывах стремление вернуться к рабочим задачам

Вариант 2. Вне офиса.

Преимущества.

• Смена обстановки создает эффект переключения с обычного совещания на другой формат работы.
• Новое окружение помогает чувствовать себя свободнее и легче генерировать новые идеи

Недостатки.

• Дополнительные финансовые издержки на аренду помещения и оборудования
• Временные затраты на поиск подходящего помещения

Дополнительно проводится согласование организационных моментов, в частности:

• Даты проведения стратегической сессии
• Наличие необходимых технических средств
• Общая площадь и форма зала
• Расстановка столов для участников
• Расписание с перерывами
• И т.д.

Ведущий стратегической сессии

Существуют два возможных варианта.

• Ведущим становится один из руководителей компании
• Ведущий выбирается вне компании

Оба варианта обладают своими достоинствами и недостатками. В основном, стремятся выбрать ведущего из внешних бизнес-консультантов/фасилитаторов.

Основные доводы в пользу этого варианта:

• Фасилитатор привносит новый взгляд на бизнес компании, опираясь на опыт работы с организациями из других отраслей
• Не боится признать, что в этом бизнесе ему что-то непонятно/неизвестно
• Организует обсуждения таким образом, чтобы «вытащить новые идеи из участников»
• Не защищает свою точку зрения.

Основные ошибки при проведении стратегической сессии

Наиболее часто встречающиеся ошибки, которые происходят при подготовке к стратегической сессии.

• Размытые формулировки задач для стратегической сессии (обсудить, провести анализ, выбрать направления развития и т.д.)
• Стратегическая сессия воспринимается как выезд из офиса для смены обстановки (сменить картинку), а не перенос фокуса с операционных на стратегические задачи бизнеса
• Руководитель компании отсутствует на стратегической сессии или присутствует формально
• Выбранное помещение не соответствует формату стратегической сессии (недостаточно места для работы малых групп и демонстрации наработанных материалов)
• Место и время проведения – офис компании в рабочие дни. Руководителям трудно оторваться от решения текущих задач

Как провести стратегическую сессию с максимальной пользой?

Важные моменты, которые нужно держать в фокусе внимания при подготовке стратегической сессии.

После стратегической сессии

Важные шаги после завершения стратсессии.

• В завершение стратсессии участники определяют первоочередные действия по итогам сессии
• Необходимо собрать все наработанные материалы на листах флип-чарта и сформировать единый документ Word.
• Разослать этот документ всем участниками и ведущему стратсессии.
• Через 1-2 дня руководителю компании желательно провести встречу с ведущим сессии для подведения ее итогов.
• Через 2 недели важно провести еще одну встречу для обсуждения предпринятых шагов по итогам сессии и наблюдаемым изменениям  в компании(что стали делать по-новому, что изменилось , что осталось неизменным и т.д.)

Заключение

• Стратегическая сессия – продолжение управленческой деятельности топ-менеджеров компании, построенная в определенном формате их взаимодействия и направленная на выработку решений по значимым вопросам стратегического развития компании.
• Главные результаты стратегической сессии.
  a) Новые идеи и смыслы относительно деятельности компании, появившиеся у участников сессии в процессе обсуждения выбранных тем
  b) Формирование личностного отношения к сделанным выводам и принятым решениям по заявленным задачам сессии
  c) Принятые управленческие решения или подготовленные проекты решений по обсуждаемым темам/вопросам
• «Театр начинается с вешалки» — говорил великий К. С. Станиславский. Стратегическая сессия начинается с формулирования четких целей и задач, и завершается обратной связью участников и подведением итогов через некоторое время после завершения стратсессии.
• Каждая стратегическая сессия — отдельный проект с уникальным результатом для участников.

оценок  1

5,00

автор

Александр Тимошин — Team-партнёр

Готовлю ТОП-команды для управления ростом бизнеса. Стратсессии

---

e-mail: restart@teammotion.ru

тел.: +7 (499) 380-77-67

• 
•